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keine bekannten Urheberrechtsbeschränkungen/ Cornell University Library

eGovernment-Labor launcht Schaufenster E-Akte 

News vom 27. Nov. 2014

Die E-Verwaltung verspricht hohe Effizienzgewinne und zufriedenere Sachbearbeiter. Doch welcher Weg dahin ist der richtige? Das Schaufenster E-Akte im FOKUS eGoverment-Labor zeigt in Live-Szenarien verschiedene Alternativen und begleitet die Verwaltung bei der Einführung. Auf der Jahrestagung E-Akte gab Cloud-Expertin Linda Strick erste Antworten.

Die Vorteile der elektronischen Aktenführung liegen auf der Hand: Bearbeitungsrelevante Informationen werden schneller gefunden, und können ortsunabhängig und kontinuierlich bearbeitet werden. Die E-Akte ermöglicht eine medienbruchfreie Arbeit, Revisionssicherheit und höhere Transparenz. Bis zum Jahr 2020 sollen alle Bundesbehörden auf die Elektronische Akte umgestellt haben, so will es das „Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020“. Länder und Kommunen sollen mittelfristig nachziehen und sich in eigenen E-Government-Gesetzen am Leitbild des Bundes orientieren.

Doch bei der Umsetzung scheiden sich die Geister: Schritt für Schritt mit vielen Einzellösungen oder integriert? Denn wie so oft lässt sich auch die Akte nicht unabhängig von anderen Verwaltungsmedien und die Veraktung nicht abgekoppelt von anderen Prozessen betrachten. Welche Einflüsse hat die E-Akte auf die Zusammenarbeit oder die Datenverarbeitung in den Fachverfahren? Kann der Behördenleiter die Unterlagen auch in einer mobilen Umgebung nutzen? Muss jede Kommune ein E-Akte-Komplett-System kaufen oder kann man die einzelnen Dienste auch passgenau und sicher aus der Cloud bekommen? Und vor allem: Sind die Systeme überhaupt interoperabel?

Das Schaufenster E-Akte im FOKUS eGovernment-Labor begleitet die Verwaltung in diesem Prozess. Verantwortliche aus Bund, Ländern und Kommunen können sich hier in Live-Szenarien die E-Akte-Lösungen mehrerer Hersteller für verschiedene Anwendungsfälle ansehen. Die Szenarien zeigen alle Aspekte und Stufen der elektronischen Verwaltungsarbeit, wie

  • E-Akte-Basisdienst,
  • Scanprozess,
  • Einbindung von Fachverfahren,
  • Revisionssichere Langzeitarchivierung,
  • E-Akte als Cloud-Service und
  • Sichere Tagungsmappe mobil auf dem Tablet-PC.

Erste Antworten zum Thema „E-Akte aus der Cloud“ und der Frage „Integriert oder Einzellösungen?“ gab Cloud-Expertin Linda Strick in ihrer Keynote zur Jahrestagung E-Akte am 19. November in Berlin.